GIẢI PHÁP KIỂM SOÁT RA VÀO CHẤM CÔNG DÙNG THẺ

1. Giới thiệu tổng quát về hệ thống.

Việc ứng dụng quản lý thẻ ra/vào trên thế giới đã được áp dụng từ lâu. Buổi sơ khai ban đầu và cũng là phương pháp đơn giản nhất là đục lỗ ( Punch Card ), rồi đến phương pháp dùng thẻ từ ( Card with magnectic stripe ). Tuy nhiên việc sử dụng các phương pháp quản lý nói trên đã không đáp ứng được những gì mà ta mong đợi, như : tính kinh tế không cao, độ bền cơ học thấp, chịu nhiệt, độ ẩm kém, nhiều lỗi khi sử dụng dẫn đến sai dữ liệu, dễ làm giả ( thường chỉ sử dụng được 1 năm là phải thay thế tương đương 1000 lần sử dụng), nhất là đối với đầu từ của đầu đọc. Với một đơn vị có khoảng 400 người thì cứ sau 1,5 đến 2 tháng là phải thay đầu từ một lần.

Để khắc phục những nhược điểm của sự phiền toái khi sử dụng thẻ từ gây ra, và từ đó thẻ không tiếp xúc ra đời và được áp dụng rộng rãi trên toàn thế giới.

Thẻ không tiếp xúc ( Proximity Card ) là loại thẻ có gắn một mạch tích hợp ở trên đó, sau khi sản xuất ra nó sẽ được nạp vào một dãy số và dựa vày dãy số này kết hợp với phần mềm để gán cho các thông tin nhận dạng cá nhân. Dữ liệu từ thẻ được liên hệ với đầu đọc thông qua sóng vô tuyến.

Thẻ không tiếp xúc có rất nhiều ưu điểm lớn như: độ bảo mật cao, không thể làm giả được, thời gian đọc nhanh chính xác, không gây lỗi.

Thẻ rất dễ sử dụng, đầu đọc có thể đọc được tín hiệu từ thẻ với khoảng cách từ 1 đến 15cm, rất thuận tiện, giải phóng người qua cửa nhanh tránh ách tắc.

Đầu đọc thẻ không tiếp xúc cũng rất gọn nhẹ, lắp đặt dễ dàng, thích nghi với mọi thời tiết, mọi vị trí như trong gỗ, tường, bê tông mà vẫn đảm bảo được tính kỹ, mỹ thuật.

Một vấn đề không thể thiếu được đó là phần mềm. Phần mềm do các kỹ sư của công ty Techpro thiết kế và phát triển dựa trên nền tảng công nghệ phần cứng của IDTECK. Chương trình được quản lý linh hoạt hoạt bằng phần mềm, rất tiện dụng và hữu ích cho người quản lý.

Ngoài ra hệ thống cũng cho phép chúng ta dễ dàng nâng cấp, và ghép nối tương thích với các hệ thống khác như: camera ghi hình, đóng mở cửa tự động bằng thẻ, phân quyền khu vực vào ra được phép, liên kết với các phần mềm quản lý khác về nhân sự, kế toán tiền lương.

2. Hoạt động chung của hệ thống.

Tại lối Ra/Vào được đặt 2 đầu đọc thẻ, 1 cho lối vào và 1 cho lối ra. Khi người có thẻ ra vào đưa thẻ đến gần đầu đọc với khoảng cách 15cm, đầu đọc sẽ kích hoạt thẻ hoạt động và thẻ sẽ gửi dữ liệu về đầu đọc và từ đầu đọc dữ liệu được truyền về máy tính. Dữ liệu này sẽ được lưu vào trong bộ nhớ và máy tính sẽ kiểm tra và so sánh với dữ liệu đã được nạp sẵn. Nếu thông tin không hợp lệ thì ngay lập tức đầu đầu đọc sẽ đưa ra tín hiệu báo động bằng còi hay đèn. Thời gian để thực hiện chu trình trên hết khoảng 200ms.

Phần mềm quản lý hệ thống vào ra cho phép chúng ta xử lý linh hoạt các thông tin như xác lập thẻ, xoá thẻ, phân quyền vào ra các khu vực nhạy cảm theo thời gian cụ thể.

Ngoài ra phần mềm quản lý còn có tính năng là in ra các định dạng báo cáo khác nhau như:

- Báo cáo chi tiết thời gian ra vào theo ngày hoặc tổng hợp trong khoảng thời gian theo yêu cầu của người quản lý.

- Báo cáo theo phòng ban với số lượng nhân viên đi làm, chi tiết của các nhân viên trong phòng đó.

- Báo cáo thời gian ra vào của khách.

- Tra cứu thời gian, tên người ra vào trong thời gian có sự cố xẩy ra.

- lập các phông báo cáo theo yêu cầu cụ thể của người sử dụng cho phù hợp với yêu cầu quản lý nhân sự.

3. Nguyên lý hoạt động của hệ thống.

Hệ thống cung cấp cấu hình lựa chọn mềm dẻo, linh hoạt đáp ứng các nhu cầu sử dụng khác nhau của các doanh nghiệp. Về cơ bản hệ thống bao gồm các thành phần thiết bị sau.

- Đầu đọc thẻ không tiếp xúc.

- Trung tâm điều khiển kiểm soát ra vào.

- Máy tính điều khiển.

Hệ thống hoạt động ở chế độ trực tuyến, máy tính luôn kết nối với trung tâm điều khiển để nhận dữ liệu. Trong trường hợp có nhu cầu kiểm soát ra vào đối với các khu vực cần có sự đảm bảo an ninh cao trong các lĩnh vực như ngân hàng thì đối với các phòng như: ngân qũy, kho gửi đồ quý v.v.... thì ngoài mức bảo mật là mức 1, có nghĩa là chỉ dùng thẻ thì ta có thể tăng mức bảo vệ lên 2,3 hay 4 để đảm độ an toàn. Để làm được việc này ngoài chức năng đọc thẻ để nhận dạng mã cá nhân ( ID ) ta cần phải kết hợp mã PIN và nhận dạng vân tay.

Hệ thống quản lý trung tâm có nhiệm vụ quản lý và phát hành thẻ sử dụng trong toàn bộ hệ thống. Phân quyền được phép ra vào những cửa nào, trong thời gian nào. Máy tính sẽ quản lý toàn bộ các dữ liệu liên quan đến người sử dụng thẻ, in các báo cáo.

Phát hành thẻ : Mỗi thẻ có một mã số riêng được bảo mật và được kiểm soát tự động tại các cổng, cửa kiểm soát ra vào. Trên thẻ được in ảnh và các thông tin của người có thẻ.

Thẻ là loại không tiếp xúc ( Proximity card ) có kích thước 54x86 0,5 (mm) tương đương các visit. Trên thẻ ghi họ tên, đơn vị công tác, chức vụ, mã số, ảnh và logo của công ty. Thẻ có thể chịu được nước, ẩm, với 1 chiếc sử dụng được cho cả 2 mục đích vừa là thẻ nhân viên, vừa là thẻ chấm công. Đầu đọc thẻ là loại đầu đọc không tiếp xúc ( Proximity card reader ), có kích thước nhỏ gọn, dễ lắp đặt, không gây ảnh hưởng đến kiến trúc của toà nhà. Khi người sử dụng có sự thay đổi về đơn vị công tác, chức vụ, mã số thì cũng chẳng cần phải thay thẻ mới.

Quản lý khách hàng với thẻ dùng riêng cho khách đến liên hệ công tác, tại phòng bảo vệ khách sẽ được cấp thẻ ra/vào. dữ liệu về khách hàng sẽ được cập nhật và lưu trữ vào máy tính với các thông tin như : họ tên, số chứng minh, nơi cử đến, nơi vào làm việc, thời gian, nơi được phép vào.

Sử dụng hệ thống quản lý Ra/Vào và Chấm công bằng điện tử đem lại nhiều lợi ích cho người quản lý cũng như người sử dụng thẻ, dễ sử dụng, dễ quản lý, hơn thế nữa nó còn tăng thêm sang trọng cho công ty, tăng tính thẩm mỹ cho người đeo thẻ. Chỉ việc giơ thẻ lên cách đầu đọc thẻ một khoảng 15cm và chỉ trong nháy mắt là việc kiểm soát thẻ đã hoàn thành.

Thiết bị chính cho hệ thống:

        a. Đầu đọc thẻ IP10,IP20

   b. Bộ điều khiển trung tâm Icon 100.

Ứng dụng của hệ thống.

Sử dụng hệ thống thống chấm công bằng thẻ quản lý ra vào với độ chính xác cao, nâng cao tính hiệu quả trong chấm công, ngăn ngừa tính không trung thực trong công tác quản lý nhân sự. Dữ liệu từ đầu đọc được gắn ở cổng ra vào và từ đây tín hiệu được truyền về trung tâm xử lý nối với máy tính và phần mềm quản lý nhân sự, với phần mềm quản lý này, người quản lý có thể biết được tất cả về thời gian làm việc của nhân viên ai đến muộn, ai không đi làm, ai nghỉ ốm v.v...

Đây là một hệ thống quản lý Vào/Ra dùng cho 1 cửa, với 1 chi phí thấp nhất mà nó mang lại cho các bạn, hệ thống này có thể quản lý đến 512 đến 1000 người dùng. Cửa vào Thẻ cá nhân Lối vào chính Lựa chọn cửa vào Rời văn phòng Đưa thẻ vào đầu đọc Xuất trình thẻ Chấp nhận không chấp nhận Báo động Vắng mặt, phép, về sớm

Hệ thống có thể hoạt động rất linh hoạt với các kiểu kết hợp như đầu đọc thẻ RF, mật khẩu hoặc dùng RF + mật khẩu, Ngoài ra chúng còn có thể nối mạng từ nhiều cửa lại với nhau và được quản lý bởi phần mềm. Tất cả các thông số như, nhập thẻ, quy định giờ vào ra và địa chỉ cửa vào ra cho từng các nhân được thao tác trên máy tính bằng phần mềm rất dễ sử dụng.